GLOBALNE STANOWISKO DOTYCZACE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W KONTAKTACH Z PRACOWNIKAMI SŁUŻBY ZDROWIA

Data ostatniej aktualizacji: Styczeń 2025 r.

Niniejszy dokument opisuje sposób przetwarzania danych osobowych w Grupie Almirall w naszych kontaktach z pracownikami służby zdrowia i personelem zarządzającym w służbie zdrowia.

Pierwsza część składa się z podstawowych informacji, które powinni Państwo poznać. W drugiej części można znaleźć dodatkowe dane, które stanowią rozwinięcie informacji podstawowych i uzupełniają je.

W razie pytań dotyczących tego Stanowiska, należy skontaktować się z IOD pod adresem dpo.global@almirall.com.

1. Informacje podstawowe

2.Informacje dodatkowe

2.1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW SŁUŻBY ZDROWIA I PERSONELU ZARZĄDZAJĄCEGO W SŁUŻBIE ZDROWIA?

Administratorem jest podmiot prawny należący do grupy Almirall, który działa w każdej jurysdykcji właściwej dla adresu służbowego pracownika służby zdrowia i/lub osoby zarządzającej w służbie zdrowia. W przypadku Polski firmą pełniącą rolę Administratora Danych jest Almirall SP Zoo z siedzibą pod adresem Ul Pileckiego 63 02-781 Warszawa, Polska.

Aktualny wykaz i informacje kontaktowe każdej z naszych spółek zależnych można znaleźć na naszej stronie internetowej, pod adresem: https://www.almirall.com/en/about-almirall/about-us/overview/ almirall-around-the-world

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych Osobowych to dpo.global@almirall.com

2.2. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY?

Dane osobowe, które przechowujemy i przetwarzamy do celów wskazanych w poniższej części to:

a) Informacje kontaktowe: ta kategoria danych osobowych obejmuje, na przykład, Państwa imię i nazwisko, adres służbowy (miejsce pracy), numer telefonu i faksu, Państwa specjalność, a także adres poczty elektronicznej, kod identyfikacyjny, podpis i inne informacje kontaktowe. Informacje mogły zostać nam przekazane dobrowolnie przez Państwa przez wypełnienie formularza, poprzez nasz kontakt z Państwem lub mogły zostać uzyskane z katalogów zawodowych lub z innych źródeł dostępnych publicznie. Spółka IQVIA Information, S. A. również dostarcza nam dane kontaktowe do celów wskazanych w poniższej części.

b) Państwa dane, które zbieramy: są dokumentowane i umieszczane w naszych narzędziach relacji z klientem i są to: informacje o wizycie przedstawiciela handlowego, Państwa zainteresowaniach, kontaktach z nami, wpływach oraz zdolności do podejmowania decyzji.

c) Informacje bankowe i finansowe: informacje te są przetwarzane tylko wtedy, gdy konieczne jest dokonanie zapłaty za Państwa usługi lub zwrot kosztów związanych z konkretną działalnością.

d) Inne informacje zawodowe: informacje te mogą odnosić się do publicznie dostępnych informacji zawodowych, takich jak publikacje, prezentacje i udział w wydarzeniach, prowadzone działania kliniczne lub badawcze, stanowiska akademickie lub inne istotne informacje zawodowe. Informacje te są również dostarczane nam przez firmę Veeva Systems Inc.. 

2.3.W JAKICH CELACH WYKORZYSTUJEMY PAŃSTWA DANE?

Przetwarzamy Państwa dane w calu zarządzania naszymi relacjami z pracownikami służby zdrowia i osobami zarządzającymi w służbie zdrowia; są to dane dotyczące:

a) wizyty naszych przedstawicieli handlowych w celu dostarczenia Państwu zaktualizowanych informacji na temat naszych produktów i usług oraz odpowiedzi na Państwa szczegółowe pytania dotyczące informacji medycznej;

b) zaproszeń na spotkania naukowe i/lub na medyczno-edukacyjne spotkania w zakresie opieki medycznej/zdrowia; zarówno organizowanych przez nas, jak i tych, które sponsorujemy i uważamy, że mogą one stanowić przedmiot Państwa zainteresowania;

c) dystrybucji darmowych próbek naszych produktów;

d) Dostosowywanie naszej profesjonalnej interakcji na podstawie Państwa specjalizacji, nawyków zawodowych oraz zainteresowania naszymi produktami, na podstawie informacji uzyskanych z naszych wcześniejszych interakcji z Państwem, a także publicznie dostępnych informacji lub informacji dostarczonych przez strony trzecie na temat Państwa doświadczenia zawodowego i medycznego.;

e) zapewnienia przestrzegania przepisów przez Almirall w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii. Więcej informacji dotyczących tego zagadnienia można znaleźć na naszej stronie internetowej https://www.almirall.com/poland/drug-safety-policy oraz w naszym Ogólnoświatowa Polityka Prywatności Dotycząca Bezpieczeństwa Leków.

f) zapewnienia przestrzegania przez Almirall zobowiązań prawnych lub deontologicznych dotyczących przejrzystości w związku z transferami wartości majątkowych, które możemy wykonywać na Państwa korzyść w związku z daną działalnością lub świadczeniem usługi. W takim przypadku poinformujemy Państwa z wyprzedzeniem o stosowanym Stanowisku dotyczacym ochrony danych osobowych, w odniesieniu do tego konkretnego przypadku przetwarzania danych;

g) rekrutacji i oceny predyspozycji do uczestnictwa w próbach klinicznych i innych badaniach naukowych, komitetach doradczych, prezentacjach, oraz świadczeniu usług w celu zapewnienia przestrzegania Uczciwej Wartości Rynkowej w odniesieniu do opłat związanych z tą działalnością (Poziomy Medycznej Klasyfikacji), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, kodeksami, których Almirall jest sygnatariuszem oraz dobrymi praktykami w zakresie etyki.  To przetwarzanie umożliwia na dopasowanie danych podmiotu z rodzajem zaangażowania i ustalenie godziwej wartości rynkowej czyli kwoty za świadczone usługi.

h) prowadzenia ankiet i badań rynkowych związanych z sektorem medycznym/zdrowotnym;

i) wysyłania wiadomości drogą elektroniczną oraz skierowanie bezpośredniego marketingu, poprzez dowolny kanał, do pracowników służby zdrowia w celu informowania o nowych produktach i nowych zatwierdzonych wskazaniach dla istniejących produktów oraz przekazania wiadomości lub informacji o działalności Almirall, która może być przedmiotem Państwa zainteresowania. W tym zakresie możemy również analizować ich wykorzystanie przez Państwa (na przykład, czy kliknęli Państwo otrzymane linki). W związku z tym celem, jeżeli Państwa dane pochodzą z rejestracji na którejkolwiek z naszych stron internetowych lub aplikacji mobilnych, w każdym przypadku poinformowano Państwa o szczegółowych warunki przetwarzania i wyrazili Państwo zgodę na każdy z tych celów.

j) Odpowiadanie na Państwa zapytania, w tym zapytania dotyczące informacji medycznych.

k) Interakcja z pracownikami służby zdrowia za pośrednictwem naszych profili w mediach społecznościowych.

2.4. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE?

Państwa dane będą przechowywane tak długo, jak jest to właściwe i jak długo pozostają Państwo związani ze służbą zdrowia, przez maksymalny okres wymagany przez prawo lub zgodnie z wymogami wewnętrznych regulacji branżowych, bez uszczerbku dla faktu, że ze względu na wymogi prawne okres ten może zostać przedłużony.

W odniesieniu do któregokolwiek z celów wskazanych w pkt 2.3 powyżej dane będą przechowywane do momentu wycofania Państwa zgody.

2.5. CO STANOWI PODSTAWĘ PRAWNĄ PRZETWARZANIA PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH?

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych, zgodnie ze szczególnym celem opisanym w pkt 2.3, może być:

• Cele (a), (b), (d), (g) i (k): niezbędne do osiągnięcia prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych, w szczególności.

  • Cel (a): Cel ten opiera się na prawnie uzasadnionym interesie, mającym na celu kontakt z pracownikami służby zdrowia, aby zaplanować wizytę w celu poinformowania o naszych produktach i usługach, umożliwiając nam bezpośredni kontakt z Państwem. Przetwarzanie to jest korzystne dla nas, ponieważ pozwala na informowanie o naszych produktach i usługach, jak również dla pracowników służby zdrowia, ponieważ są oni informowani o ofertach i usługach dostępnych w danej branży.  
    Przetwarzanie jest konieczne, a także proporcjonalne, do skontaktowania się z pracownikami i personelem zarządzającym w służbie zdrowia w celu informowania o naszych produktach i usługach.  Ponadto, biorąc pod uwagę (i) charakter danych, tj. dane identyfikacyjne i biznesowe pracowników służby zdrowia; (ii) sposób, w jaki przetwarzane są dane w celu zarządzania naszymi relacjami z osobami, których te dane dotyczą; (iii) oraz uzasadnione oczekiwania względem przetwarzania, które mogą mieć osoby, których dane dotyczą, możemy stwierdzić, że wpływ tego przetwarzania na prawa i wolności osób, których dane dotyczą, nie jest inwazyjny ani nieproporcjonalny.   

  • Cel (b): Ten cel związany z zapraszaniem pracowników służby zdrowia na spotkania naukowe lub medyczne oraz szkolenia wynika z prawnie uzasadnionego interesu, ponieważ jest to sposób publikowania naszych produktów i usług, a także promocji w środowisku zawodowym służby zdrowia. W ten sposób tworzymy wspólnotę „Almirall”.

    Przetwarzanie to jest również korzystne dla osób, których dane dotyczą, ponieważ mają one możliwość zwiększenia swojej sieci kontaktów oraz zdobycia wiedzy poprzez uczestnictwo w spotkaniach i szkoleniach. 

    Przetwarzanie danych jest niezbędne i zasadne, ponieważ pomaga nam osiągnąć cele marketingowe, biorąc pod uwagę (i) charakter danych, tj. dane identyfikacyjne i biznesowe pracowników służby zdrowia; (ii) sposób, w jaki przetwarzane są dane w celu zarządzania naszymi relacjami z osobami, których te dane dotyczą; (iii) oraz uzasadnione oczekiwania względem przetwarzania, które mogą mieć osoby, których dane dotyczą. Możemy stwierdzić, że wpływ tego przetwarzania na prawa osób, których dane dotyczą, nie jest inwazyjny ani nieproporcjonalny.

  • Cel (d): Dostosowywanie naszej profesjonalnej interakcji na podstawie Państwa specjalizacji, nawyków zawodowych, zadeklarowanych zainteresowań lub innych publicznie dostępnych informacji zawodowych jest uzasadnione naszym prawnie uzasadnionym interesem, ponieważ pozwala na bardziej efektywną i spersonalizowaną komunikację zawodową oraz precyzyjniejsze określenie naszych propozycji współpracy z osobą, której dane dotyczą. Działanie to będzie podejmowane wyłącznie w celu zapewnienia Almirall szerszego wglądu w Państwa informacje zawodowe, aby skontaktować się z Państwem w sprawie projektów lub współpracy zawodowej dla obopólnych korzyści.

    Biorąc pod uwagę, że (i) przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w odniesieniu do działalności zawodowej osoby, której dane dotyczą; (ii) informacje są pozyskiwane ze źródeł publicznych; (iii) firma, która dostarcza nam te informacje, również komunikuje je osobie, której dane dotyczą, więc istnieje uzasadnione oczekiwanie co do tego przetwarzania; (iv) profilowanie nie jest wyczerpujące i nie obejmuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji; oraz (v) dotyczy wyłącznie bezpośredniej interakcji zawodowej osoby, której dane dotyczą, z Almirall, możemy stwierdzić, że wpływ tego przetwarzania nie jest inwazyjny ani nieproporcjonalny do praw osób, których dane dotyczą.

  • Cel (g): Rekrutacja i ocena predyspozycji do uczestnictwa w próbach klinicznych i innych badaniach naukowych, komitetach doradczych, opracowaniach, świadczeniu usług itp. Opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie, aby kontaktować się ze specjalistami w celu prowadzenia współpracy, np. pozyskania Państwa opinii w danym badaniu, promocji naszych produktów i usług oraz dopasowanie płatności do Uczciwej Wartości Rynkowej. Jednakże w niektórych krajach ta czynność przetwarzania może opierać się na zobowiązaniach prawnych, którym podlega Almirall w zakresie przestrzegania Uczciwej Wartości Rynkowej z pracownikami służby zdrowia, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

    Przetwarzanie to jest również korzystne dla osób, których dane dotyczą, ponieważ mają one możliwość uczestniczenia w próbach klinicznych i naukowych, komitetach doradczych itp. Przetwarzanie danych jest także konieczne, ponieważ umożliwia nam kontakt z pracownikami środowiska służby zdrowia w calu zaproszenia ich do udziału w działaniach badawczych.
    Ponadto uwzględniając (i) charakter danych, które są jedynie danymi identyfikacyjnymi i biznesowymi pracowników służby zdrowia; (ii) sposób, w jaki przetwarzane są dane w celu zarządzania naszymi kontaktami z tymi osobami; (iii) oraz uzasadnione oczekiwania względem przetwarzania; możemy stwierdzić, że wpływ tego przetwarzania na prawa osób, których dane dotyczą, nie jest inwazyjny ani nieproporcjonalny.

  • Cel (k): Interakcja, która może mieć miejsce z Almirall za pośrednictwem profili Almirall w mediach społecznościowych, może obejmować, ale nie ogranicza się do, odpowiadania na wiadomości lub komentarze, udostępniania treści, generowania reakcji lub innych działań, gdy osoba, której dane dotyczą, śledzi nas w mediach społecznościowych. Przetwarzanie to opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w dostarczaniu istotnych informacji i interakcji z innymi użytkownikami w mediach społecznościowych. Biorąc pod uwagę (i) charakter danych (profil w mediach społecznościowych i wszelkie informacje udostępniane stronom trzecim), (ii) ich przetwarzanie w celu interakcji z osobą, której dane dotyczą, za pośrednictwem tych kanałów, oraz (iii) uzasadnione oczekiwanie osoby, której dane dotyczą, co do tego przetwarzania, możemy stwierdzić, że przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionym interesie.

• Cel (c) i (h): Ich podstawę prawną stanowi zgoda udzielona przez osobę, której dane dotyczą. Zgoda taka może zostać udzielona poprzez wyraźne działanie afirmatywne, będące manifestacją wolnej, szczegółowej, świadomej i jednoznacznej woli osób, których dane dotyczą i które wyrażają zgodę na ich przetwarzanie.
• Cel (e): Podstawą prawną tego celu jest wypełnienie zobowiązań prawnych wynikających z wewnętrznych regulacji branżowych, a także interesu publicznego w zakresie zdrowia. 
• Cel  (f): Podstawą prawną tego celu jest wypełnienie zobowiązań prawnych wynikających z wewnętrznych regulacji branżowych.
• Cel  (i): Podstawą prawną tego celu jest zgoda udzielona przez osobę, której dane dotyczą. Zgoda taka może zostać udzielona poprzez wyraźne działanie afirmatywne, będące manifestacją wolnej, szczegółowej, świadomej i jednoznacznej woli zainteresowanych osób, których dane dotyczą i które wyrażają zgodę na ich przetwarzanie. Podstawę prawną może również stanowić wypełnienie zobowiązań umownych lub zarządzanie stosunkami przedumownymi.
• Cel (j):Podstawą prawną dla tego celu jest zgodność z obowiązkami regulacyjnymi, którym podlega Almirall jako firma farmaceutyczna, a także nasz uzasadniony interes w dostarczaniu informacji o naszych produktach. Te zapytania mogą dotyczyć informacji o produktach, informacji naukowych (Informacje Medyczne), a także wszelkich innych pytań, które mogą Państwo skierować do Almirall. Przetwarzanie to jest również korzystne dla osób, których dane dotyczą, ponieważ mają one możliwość uzyskania wyjaśnień dotyczących produktów Almirall i/lub innych powiązanych kwestii naukowych. Przetwarzanie to jest również konieczne, ponieważ pozwala nam dostarczyć niezbędne informacje w odpowiedzi na zapytania, które możemy od Państwa otrzymać. Ponadto, biorąc pod uwagę (i) charakter danych, które są jedynie danymi identyfikacyjnymi, oraz treść Państwa zapytania; (ii) sposób przetwarzania tych danych w celu dostarczenia Informacji Medycznych lub innych rodzajów informacji; oraz (iii) uzasadnione oczekiwania dotyczące przetwarzania, możemy stwierdzić, że wpływ tego przetwarzania nie jest inwazyjny ani nieproporcjonalny do praw osób, których dane dotyczą.

2.6. KOMU UDOSTĘPNIAMY PAŃSTWA DANE?

Państwa dane nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem organów publicznych i władz (administracyjnych lub sądowych), zgodnie z przepisami prawnymi i regulacjami. Dane osobowe dotyczące transferów wartości majątkowych będą ujawniane zgodnie ze szczegółowymi postanowieniami naszego Stanowiska zwiazanego z takim przetwarzaniem, o czym będą Państwo informowani z odpowiednim wyprzedzeniem.

Możemy także udostępniać Państwa dane spółkom, które pomagają nam realizować cele wskazane w pkt 2.3. powyżej i z którymi podpisaliśmy umowy o świadczenie usług w celu zapewnienia, iż przetwarzanie danych odbywa się na zasadzie poufności i zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

W przypadku przekazania informacji poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) jednostce zależnej lub dostawcy w państwie, wobec którego Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, dane osobowe będą należycie chronione za pomocą standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub wiążących reguł korporacyjnych mających zastosowanie do podmiotów przetwarzających.

2.7. JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU W ZWIĄZKU Z DANYMI OSOBOWYMI I JAK MOŻNA JE EGZEKWOWAĆ?

Mają Państwo prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, żądać sprostowania nieprawidłowych danych lub w stosownych przypadkach żądać ich usunięcia, jeżeli, między innymi, dane nie są już niezbędne do celów, w jakich zostały pozyskane.

W określonych sytuacjach mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych. W takich przypadkach będziemy przechowywać dane wyłącznie w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

W niektórych przypadkach i z przyczyn związanych z konkretną sytuacją mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych. Almirall przestanie przetwarzać Państwa dane, z wyjątkiem ważnych i uzasadnionych przyczyn, dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi.

Co więcej, mogą Państwo skorzystać z prawa do przeniesienia swoich danych oraz w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę bez wpływu na dopuszczone prawem przetwarzanie danych na mocy zgody przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z przysługujących praw, należy przesłać pisemne żądanie do  Działu Operacji Handlowych Almirall SP Z.o.o., na nasz adres pocztowy przy ul. Pileckiego 63, (02-781) Warszawa.  

Na koniec informujemy, że w sprawach roszczeń wynikających z przetwarzania Państwa danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z dowolnym europejskim organem nadzorczym, chociaż przed złożeniem takiej skargi zawsze możesz się z nami skontaktować pod adresem dpo.global@almirall.com Aktualny wykaz takich organizacji w podziale na jurysdykcje można znaleźć pod adresem:  https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.